出張管理人に必要な職責を解読する。

今日の三日月が異なるビジネス環境の下で、出張支配人複数の役を演じなければなりません。出張マネージャーは会社に協力して世界各地のビジネス旅行者にコスト効果的で安全で信頼できる行程を提供します。同時に、彼らも支出を節約し、効率的にスケジュールをコントロールします。そのため、彼らはよく出張管理会社と協力します。

出張マネージャーは会社の規模によって職責が少し違っています。ある出張マネージャーはその全部の時間を旅行管理の上に投入するかもしれません。ある場合、出張マネージャーは一部の時間を旅行管理のためだけに使います。残りの時間は他の仕事に従事します。

会社の規模の大きさ、資源の利用レベルの高低はともかく、以下はすべての出張マネージャーが常に注目すべき主要な目標です。

　会社の出張目的と目標を確立する。

出張マネージャーの職責は会社の出張利益関係者と協力し、出張全体の目標を確定することです。この目標は巨視的であり得るし、微視的でもあり得る。例えば、高級管理職は年度の出張予算を10%削減しようとしています。あるいは、常連の旅行者はあるホテルのカスタマーサービスに不満があるので、他のホテルを選びたいと思っているかもしれません。どのような目的であれ、出張マネージャーは出張者のニーズを把握し、計画を立てて、これらの需要が一定の時間の枠内で満足できるようにする必要がある。

　　会社の制定・留保出張政策

もし会社に出張政策があったら、出張経理は今の状況に適応できるようにして、そして今の出張需要を反映できるようにして、必要な時に適時に適切に提案して調整するべきです。

もし会社にまだ出張政策がないなら、出張マネージャーは相応の出張政策を制定し、スケジュールの手配、実施と清算などの関連事項に対して明確で簡明な情報を提供するべきです。出張政策が授権されたかどうかはともかく、指針としてだけでなく、関連内部権威部門が最終判断を下すことになります。多くの場合、高級管理職も参加します。出張マネージャーの職責は彼らが最も企業文化と業務ニーズに適すると考える提案を提出することです。（詳細な説明が必要なのは、一部の会社はその出張政策を授権しないということです。彼らは出張費用が副次的で、会社の核心業務が重点であると思っています。他のいくつかの会社は自分が厳しく許可した出張政策を持っています。一旦違反したら関連処分を実施します。)

出張政策が決定されれば、出張マネージャーは各出張関係者にこの政策を理解するように確保する必要があります。これは出張マネージャーが紹介、電子メール及び企業内聯網の出張専用ページなどの様々なルートを通じて、効果的に情報を伝達する必要があります。

　　出張者とスケジュールを確保し、有効なスケジュールを作る。

出張政策の伝達以外に、出張マネージャーは各出張者とスケジュールの調整者と交流して、旅行の手配にはどのような資源を使うべきかを理解させます。したがって、出張マネージャーは出張先リストと出張者に通常必要な関連情報を提供しなければなりません。サプライヤーが時間によって変わることを考慮して、現在の政策としてではなくサプライヤーリストを政策に添付することを提案します。出張政策には、出張者がどうやって精算するかも含めなければならない。例えば、「出張者は毎月12日までに精算書と領収書を提出してください。

下記のサプライヤーと契約を締結し、調整関係：出張管理会社、航空会社、ホテル、自動車レンタル会社、企業クレジットカード提供業者などの出張マネージャーは出張関連サービスプロバイダと協調関係が必要です。その中には最初の資源の探しと評価及びその後の実際のサービスプロバイダの指定が含まれています。同時に、すべてのサービスプロバイダにビジネスの出張に関するニーズを表明し、希望のサービスを確定することも含まれています。この点は出張管理会社と特別に関連しています。通常、出張管理会社は関連サービスの締結について合意します。出張マネージャーは各仕入先（航空会社、ホテル、自動車レンタルサプライヤーなど）と協議する時、会社の需要量と具体的な業務ニーズに対してある程度理解する必要があります。例えば、会社が大量の長距離国際出張を必要としたら、航空会社と協議する時、航空会社とビジネスクラスと一等席のチケットの問題だけを相談します。

サービスプロバイダーを指定して確定したら、出張者もサプライヤーが誰であるかを知っています。これらは長期追跡して、承諾の需要量を測定して、出張者の需要と関心を持つ問題を解決して、サービスプロバイダと一緒に協力して、機会を求めて絶えずサービスの品質を高めます。

　　タイムリー管理

外交外交産業は活気に満ちた絶えず発展する市場である。新世代航空機の誕生、新興航空会社のモデル、ホテルの新築とリニューアル及び出張管理会社の役割の継続的な変化は今のビジネス旅行挨拶産業の変化の一部の例にすぎない。だから、出張マネージャーは絶えず管理を調整することが上手でなければなりません。確かに、この点は計画の成功の一つの基本的な方面で、これはちょうど多くの会社がいつも軽視する方面です。職責を全うする出張マネージャーは主要な利益関係者、特に出張予定者と出張者がサプライヤー協議の重要条項について協議し、プロセスの安定と健全を確保する。そうでなければ、適切な出張パートナーを選んでも、この執行段階に問題があれば、これまでの努力は水の泡になります。

　モニタリング、追跡と評価

一旦出張計画が成功したら、出張マネージャーは監視し、追跡し、会社の出張過程の各方面を評価します。出張マネージャーは定期的に（毎年少なくとも一回）以下の問題について調査します。

*出張者は、出張管理会社、航空会社、ホテル、自動車レンタルサプライヤー及び/またはクレジットカードサプライヤーに提供されるサービスに満足していますか？

*会社は各サービスプロバイダの契約期限内の承諾需要量に達していますか？それともこれらは今後の協力にどのような影響がありますか？

*これらの出張プランは会社全体の出張目標を満足させることができますか？