秘書の公文書の作成概要

　　第1節の公文書
　　

一、文書の概念
　　

文書は人類社会活動の中で事務を取り扱う直接的に形成され、使用され、体式と法定効用を規範化した情報記録が必要である。
　　

二、公文書の特徴
　　

公文書は国家機構その他の社会組織が公務活動において職権を行使し、管理を実施するために作成した法定効用及び様式を規範化した文書。公文書の特徴は、法定の作者によって発行され、法定の現行執行効果があり、規範的な文体、構造、様式があり、法定の手続きを履行する必要があることです。
　　

　　第二節公文書の分類

汎用公文書専用公文書、対外公開の公文書、国内公開の公文書、内部使用の公文書、秘密公文書、機密公文書、極秘公文書、上り文、下り文、平行文、規範性公文書、指導性公文書、公布性公文書、陳述申請性公文書、交渉性公文書、証明公文書、平件、急便、特急文書、収文、発文。
　　

　　第三節公文書の機能と効用

一、公文書の機能
　　

公文書の機能は、時空の制限を超えて、公務活動に必要な情報を効果的に伝達することにある。公文書は方針政策と関連命令の徹底、上下機関の疎通、法規と規則の公布、意思疎通機関との間の横のつながり、教育幹部と大衆の間の関連事実の検証に用いることができる。
　　

二、公文書の効用

公文書の効用とは公文書の実際の効力と効用をいう。公文書には二つの方面の効用があります。一つ目は現行の執行効用です。つまり公文は受文者及びその他の機構、組織と個人の関連行為に対して強制的に影響します。
　　

　第四節公文書処理業務の基本内容

（一）公文書の作成は、公務活動に従事する機関とその他の社会組織（以下、機関という）が、関連する情報資料を体系的に収集し、加工し、整理し、適用可能な情報を作成し、それを記録して原稿に作成し、改善して正式な効用を確認した後、印刷などの作業を経て最終的に正式な公文書を形成する。
　　

（二）公文書を転送し、間もなく作成される公文書は、一定の規則に基づいて、複数の通信方式で受取機関に渡す。
　　

（三）公文書を取り扱うということは、法定の職責権に基づき、各関係方面からの文書を受け取り、分弁、批准、決裁、引受、回覧などの業務環節を経て、文書に対して読み、加工を行い、その中から有用な情報を抽出し、関連する事物の様子を把握し、公文書に対する業務問題を解決する（新しい公文書を作成する方式を含む）。
　　

（四）公文書を処理し終わったら、一定の基準に基づいて、それぞれすでに処理済みの異なる公文書の落ち着き先に手配します。
　　

（五）公文書を管理するということは、上述の四つの任務を効果的に完成させるために、公文書に対して実施された科学・システムの保管料理措置である。公文書の送受信、転送、登録、整理分類、捺印、署名、検索システムを構築し、調査を提供する。公文書の機密安全なメンテナンスなどを行います。
　　

　第五節公文書処理の仕事の性質
　　

公文書の処理の基本的な性質は機密性、分布性、技術性である。
　　

機密性とは公文書処理が国家、民族と団体の根本的な利害得失に関わる機密、要務を指し、機密と安全の特徴と要求を重視しなければならない。分布性とは公文書処理が各級の各級の従業員によって共同参画され、分散して任務を担う特徴である。
　　

　第六節公文書処理の仕事の地位
　　

公文書処理活動を役所と社会文化事業の大きな環境に分けて考察した結果、役所の内部で、公文書処理は機関が管理機能を実現するために必要な条件であるという結論が出た。