電話をかける基本的なマナー

　　電話をかけるの基本的なマナー電話のベルが鳴ったら、まず電話機を持って自宅に申し込み、また電話の意図を聞くなど、相手の意図をよく理解して、相手の話に必要な繰り返しと相槌を打ち、相手への積極的なフィードバックを示すようにします。相手が受話器を置いてから、自分で軽く置いて、相手に対する敬意を表します。電話をかける人が先に電話を切るのも文明の細部を体現しています。誰が先に電話をかけても、相手に先に電話をかけるのも間違っています。正しいですの作り方地位の高い人が先に電話を切るのです。

　　電話に出るときは、相手を待つ時間を覚えます。

普通の人の考えでは、ものや資料を調べるために、電話で5分間待つのはとてもいけないと思いますが、普通は1分間待たされるのは「当然」だと思います。実際には、どれぐらい待っても相手を苦しめることになります。待つ時間に相手がマイクを耳に当てなければならないので、何もできません。ですから、待っている間に時間が拡大されます。1分間の待ち時間は5分間ほど長いと感じられます。

普通、相手が「どれぐらいかかりますか？」と聞いたら、15分かかると答えられません。「15分か10分ぐらいかかります。」ほとんどの人は時間が短いほど相手が満足すると思います。実際に約束の時間に返事をしないと、かえって失礼になります。反対に、30分を予定していたのに、15分以内に仕上げると、効率的で重視されていると思われます。

　　電話を聞くのは辛抱強く

どのような会社でも、お客様から苦情の電話があります。会社のミスで、相手に迷惑をかけた場合は、自分と関係のない部署でミスがあったとしても、誠意を持って謝るべきです。そして、この時一番大切なことは、相手の意見を根気よく聞くことです。このような電話を受けると、早く切ってもらいたいという気持ちが強いので、相手の話の途中に、思わず「この件については…」と口を挟むことが多いです。このような行為は失礼です。この場合、根気よく話を聞くと、相手の不満が解消されます。

　　電話を間違えても、親切に対応するべきです。

このような状況はよく発生しますので、対処方法に注意してください。一番いい答えは「××会社、電話を間違えたようです。」相手に不快な印象を与えないように、礼儀正しく振る舞うべきです。普通の人が電話で自分の職場と関係のない話を聞くと、知らず知らず硬い口調になるので注意が必要です。

　いつでも「お待たせしました」と言い忘れないでください。

用事があって、すぐに電話に出られなかったら、電話の最初の文を取って、「すみません、お待たせしました。」資料を調べて相手を待たせても、時間がいくら短くても、「お待たせしました。」親切に謝れば、相手に暖かさと尊敬されます。