Procédé Et Outil De Gestion De Documents De Projet

La gestion des documents est un élément très important et fondamental de la gestion du projet, qui se situe tout au long de son cycle de vie.Si un projet manque de gestion des documents, il ne s' agit pas d 'un projet normatif.La gestion des documents occupe une place importante dans l 'élaboration des projets et représente une charge de travail considérable, et la collecte, le regroupement, la mise en commun, la gestion et la protection des documents de projet sont indispensables pour améliorer la gestion des projets et la qualité des projets.

Le cycle de vie du document de projet comprend généralement les éléments suivants: création, approbation, publication, modification, distribution, réception, archivage, annulation, restauration, etc.Gérer le document de projet, c 'est gérer tout son cycle de vie.

Comment gérer les documents du projet?

L 'important est de bien gérer le document tout au long de son cycle de vie.

Création: modèle, nom, classification, droits

Créer un nouveau document de projet n 'est pas simplement créer un nouveau fichier ou dossier.Tout d 'abord, tout document de projet doit être créé selon un modèle de document fixe répondant à ses exigences fondamentales de contenu et de formatage afin de mieux refléter le contenu du document.Par exemple, définissez le format du pied d 'en - tête du document, le style de répertoire du document et la police du document, etc.Les différents types de documents devraient comporter différents modèles pour permettre aux opérateurs de mieux comprendre le type de modèles à utiliser pour établir les différents documents.En cas de modification du modèle de document, il est important d 'informer rapidement l' utilisateur et de bien gérer le modèle du document.

Deuxièmement, le nom et la classification des documents nécessitent également une attention particulière.Le gestionnaire de fichiers de projet doit définir les bases et les critères de désignation et de classement des documents de projet afin que les utilisateurs puissent se positionner rapidement et avec précision sur les documents dont ils ont besoin.Pour une méthode spécifique de désignation, voir "lien original".

Enfin, il s' agit de définir les droits pour le nouveau document.Étant donné que, dans le cadre d 'un projet, la même tâche peut nécessiter la collaboration simultanée de plusieurs membres de différentes équipes spéciales, les compétences doivent être diversifiées, diversifiées et adaptées à des situations particulières.Il convient de noter que:Gestion des droitsIl s' agit de permettre aux agents d 'utiliser des documents plus fiables et plus précis dans le cadre des autorisations qui leur sont accordées, et il ne faut en aucun cas ajouter des opérations de gestion plus complexes et plus difficiles.

Approbation: mise en place d 'un processus axé sur la documentation

Nous avons souligné à maintes reprises la différence entre l 'approbation de la gestion des documents et celle de l' Oa traditionnelle, en raison de la différence fondamentale de point de départ.L 'approbation de la gestion des documents devrait être centrée sur les documents.Qu 'il s' agisse de la demande d' autorisation ou de la signature d 'un document, toutes les opérations sont toujours autour du document lui - même.Abandonne l 'utilisation antérieure de l' Oa pour transmettre par courrier électronique la procédure d 'approbation des documents annexés, en utilisant un ensemble de processus en ligne centré sur les documents pour simplifier l' approbation.

Publication: Uniform, Fast and exactly Distribution Channel

Comment informer rapidement et précisément chacun de la création, de la modification, etc. Du document de projet?Toutes les informations sont centrées sur les opérations du document pour garantir l 'exactitude des informations.Dans le même temps, pour répondre à la tendance actuelle de la mobilité des bureaux, qu 'il s' agisse de pages Web, d' app ou de micro - messages, il faut veiller à ce que les informations soient reçues au premier moment.

Traitement: prévisualisation et modification en ligne, contrôle de version, rapport

Traitement de documentsGestionLa priorité absolue, car toutes les normes que nous avons établies autour du document, les exigences sont en fin de compte destinées à faciliter l 'utilisation.Les problèmes les plus fréquents que nous rencontrons dans l 'utilisation des documents de projet sont la recherche de documents, l' aperçu et la modification rapides des documents et la gestion des différentes versions des documents.

La recherche est devenue un outil indispensable à notre recherche d 'informations.Par rapport à la recherche au niveau d 'une couche d' arbres structuraux, la recherche de documents sur la base d 'étiquettes telles que le contenu, les propriétés, etc.Une recherche robuste devrait porter sur tous les aspects du document, qu 'il s' agisse de son nom, de son contenu, de la date de sa modification ou de la modification des personnes, des classifications et des attributs personnalisés, et plus les conditions de la recherche sont détaillées, plus il est possible de localiser rapidement les Documents requis.Le classement et l 'étiquette des documents qui nous ont précédés ont été très utiles à ce moment - là.

À une époque où les bureaux mobiles deviennent de plus en plus fréquents, de nombreux emplois ne sont plus limités par le temps et le lieu.Nous devrions également être en mesure de consulter les documents partout et à tout moment.Qu 'il s' agisse de pages Web, de tablettes ou de téléphones portables, qu' il s' agisse de Word, Excel ou PDF, les besoins en matière de prévisualisation de tous les documents devraient être satisfaits à condition qu 'il existe un réseau.

Enfin, il s' agit de gérer les différentes versions du document.Dans un article, il est courant que le document soit modifié lors de son utilisation.Le meilleur moyen de gérer les documents qui changent est de gérer les versions.

En premier lieu, il est nécessaire d 'avoir un journal détaillé des modifications de document pour savoir qui a modifié le document et qui peut rapidement trouver des points différents en comparant les versions.Pour les anciennes versions, il convient également d 'enregistrer les réserves.Qu 'il s' agisse de la consultation des versions ou de leur rétroactivité, une gestion des versions améliorée maximiserait la valeur de chaque version de document.

Distribution: recommandation, publication, abonnement, etc.

La distribution des documents est similaire à la publication des messages, d 'une part pour garantir l' exactitude des documents transmis et, d 'autre part, pour assurer la ponctualité des messages.L 'utilisation de QQ et d' e - mails pour la transmission des documents non seulement est lente, mais peut aussi entraîner des pertes et des dommages.La distribution des documents doit donc être uniforme, sûre et rapide.Remplacer les formules traditionnelles d 'annexes par la mise en commun ou la publication de documents permet d' assurer un flux rapide de documents sur une même plate - forme tout en répondant aux différents critères de compétence des différentes personnes,

Signer, archiver, restaurer

La finalisation est approuvée lorsque le document a été créé, modifié, approuvé, etc.Un document normalisé finalisé ne peut être modifié ou déplacé arbitrairement.Comment donc assurer l 'exactitude et l' intégrité du contenu du document? D 'une part, en limitant le fonctionnement des personnes concernées par une gestion des droits améliorée et, d' autre part, en imposant certaines limites de fonctionnement au document par l 'indication de l' état du fichier, pour atteindre l 'objectifDocumentGestion des besoins.

En outre, il faudrait sélectionner, dans la mesure du possible, des équipements et des systèmes sûrs et fiables pour stocker tous les documents de projet et assurer la sauvegarde des données.En cas de problème matériel, les données peuvent être récupérées rapidement et le travail se poursuit.

Pour les grandes entreprises, l 'utilisation d' une architecture répartie pour le stockage de fichiers est une bonne option.Tout en garantissant un espace de stockage suffisamment grand, il dispose également de mécanismes de préparation aux catastrophes bien conçus.

La gestion des documents est devenue un élément important de la gestion des projets et le niveau de gestion est devenu progressivement un indicateur du niveau de gestion des projets en Australie.La gestion des documents est une tâche très lourde et complexe, et l 'absence des outils et des outils nécessaires crée inévitablement des difficultés considérables pour la gestion des projets.Le choix d 'un excellent système de gestion de documents est donc une très bonne option.Kass, le logiciel de gestion des documents en tant que premier système officiel de gestion des documents en ligne dans le pays, a une très bonne expérience de fonctionnement et de stabilité.Est un grand nombre de 500 entreprises dans le monde à long terme des logiciels de gestion de bureau.

L 'amélioration de la gestion des documents dans le cadre du projet, grâce à une plus grande régularité et à une plus grande facilité, permettra d' améliorer la gestion du projet et, à terme, d 'obtenir de meilleurs résultats.