Je Vous Prie De Ne Pas Ignorer La Gestion De Documents De Projet?

Toutes ces années, petites et grandes, après la mise en œuvre des projets de systèmes d'information, une partie de la mise en œuvre des projets pour aider les autres, une partie est responsable de la mise en œuvre de la gestion de projet, et une autre partie est à d'autres de compréhension par divers canaux de programme de travail de mise en œuvre, dans le cadre de ce processus en continu compte de certaines questions de gestion.

La mise en place des systèmes d 'information est complexe et complexe et, au fil des ans, elle s' est félicitée de l' accumulation d 'expériences réussies, ainsi que de la satisfaction et de la perception qu' il y a lieu d 'améliorer en une seule fois, ce qui a permis de partager dans Le présent document certaines de mes impressions sur la gestion des documents dans le cadre de la gestion du projet.

Certains éléments de la gestion des documents ont également été mentionnés dans des articles précédents sur la gestion de la mise en œuvre du projet de système d 'information, qui ont été rédigés pour donner plus de détails sur la façon dont les auteurs perçoivent la gestion des documents dans le cadre de la gestion du projet.

Depuis longtemps, beaucoup de gens parlent de l 'importance de la gestion des documents, et rien n' est plus familier que les personnes qui suivent les changements de personnel dans le projet de logiciel ne peuvent pas identifier le code antérieur ou le coût plus élevé de l 'identification.

Le fait est que, même si les effectifs ne changent pas, les auteurs de l 'époque ne se souviendront pas de ce qu' ils pensaient à l 'époque, car le temps passe et que les pensées et les mentalités de chacun changent.

Lorsqu 'une organisation de projet communique des idées, les différences de structure des connaissances personnelles et de position peuvent aussi entraîner des différences dans la perception d' un programme de mise en œuvre d 'une idée et, en fin de compte, dans la mise en œuvre d' un programme. Un document écrit permet d 'unifier Les connaissances de chacun et de réduire les obstacles inutiles à la communication.

Des documents clairs permettent également aux participants de réfléchir davantage.

Pour parvenir à un bon mode de communication, nous avons besoin d 'une grande variété de documents, et il existe un grand nombre de documents dans la gestion réaliste du projet.

Le processus d 'élaboration du document est difficile, et plus difficile, les mots originaux sont devenus très difficiles après avoir un document, il faut un bon format, il faut l' examen et l 'approbation de différentes personnes, il est inévitablement difficile de trouver le document, après avoir terminé le document, ne savent pas où chercher, les différents documents ne sont pas uniformes, etc.

Peut - être est - ce que cela prouve que ce que l 'on appelle quelque chose qui n' a pas d 'idée, c' est penser à la gestion, et ne fait pas exception à toutes sortes de documents.

Gestion de documents

Dans le processus de gestion des documents, il est nécessaire de tenir compte d 'un certain nombre de principes et de méthodes importants pour que nos documents atteignent réellement l' objectif que nous nous sommes fixé.

De gestion de

Face à tous les types de documents, le complexe Si de toutes sortes, chacun d'eux un style, indépendamment de la lisibilité de la belle aura un impact, alors le modèle dans le procédé de gestion de documents ont besoin de conseils d'un ensemble de documents.

Lors de l'établissement de modèles de documents, nécessaires pour un format de demande et à des éléments de base durcie à des modèles de documents, de veiller à ce que le contenu du document doivent pouvoir dans le document reflète, par exemple, un pied de page - en - tête de documents, des documents de changer l'histoire, Répertoire de fichiers, de documents et de polices de caractères.

Lors de l'établissement de la documentation, il faut prêter attention à la classification de documents, la classification a une définition claire de diverses, l'utilisateur peut savoir clairement lors de l'utilisation réelle à l'aide d'un modèle.

En cas d'utilisation de partage de documents de gestion de répertoire, nécessaires dans le Répertoire de fichiers relativement facile de trouver un modèle de stockage et, si c'est le mode d'utilisation des systèmes d'information de gestion des modèles, de préférence sur la page d'accueil de permet une connexion, ou de sorte que l'utilisateur peut rapidement à la recherche.

Lors de l'établissement de la classification, contenant un ensemble de classe, appelée classe ou public, car dans la pratique, il y a toujours une nouvelle catégorie apparaît, il y aura des pas de classification de documents, ce moment peut être effectuée par catégorie de gestion commune.

Pour la modification des modèles de documents nécessaires en temps opportun d'informer l'utilisateur, et d'effectuer la gestion des versions.

Afin de pouvoir trouver les documents nécessaires dans un document complexe, la nécessité d'établir un système de répertoire de documentation complète lors de la gestion de documents, de gestion de classification comprend principalement un indice de gestion de documents et de documents.

Avant de procéder à la gestion de documents et de la nécessité de différents documents pour établir une classification, trouver les différentes propositions de classification peut faciliter le document, peuvent également être différents de classification d'élaborer différentes exigences de la gestion.

Si c'est le dossier de gestion, le régime doit également le contenu du dossier respectivement différents ainsi que l'autorité de contrôle, parce que la gestion des dossiers particuliers, il convient de noter son autorité de gestion simplifiée; si c'est le système de gestion d'informations, il convient de noter que l'établissement d'un système de Code de type.

Un système de classification de documents qui permet à un utilisateur de facilement de documents et de recherche, de classification de documents dans des processus de gestion doivent également de prêter attention aux besoins de gestion de fichier.

Pour des documents et de la nécessité d'établir un mécanisme d'indexation, c'est notamment à proposer un mécanisme d'indexage, c'est parce que dans la vie quotidienne des documents lors de l'utilisation, peut trouver beaucoup de documents similaires, ou similaire, la description de contenu, en raison de différents auteurs note du principe de certains concepts fondamentaux ou à l'existence de certaines différences, cette fois besoin d'avoir un index pour définir ce qu'est la plus précise, ce point dans le processus de gestion de projets est particulièrement important, car un projet de groupe souvent de temps en temps, se produisent des changements, plus tard face à plusieurs affirme très difficile de savoir ce qui est juste, mais des faits peut être changé, certains disent doivent être modifiées, et des documents avant ne peut pas être corrigée, de sorte que ce moment a également besoin d'un index afin d'identifier le terme correct, la gestion de ce problème peut également passer des versions d'un document sont améliorées.

En outre, le document qui complexe, certains juste des affaires, au moyen d'un index, le contenu peut être une clé est placé dans une position en saillie pour faciliter la récupération et la lecture.

Si c'est un dossier ou des systèmes d'information, ont besoin d'une attention particulière de l'autorité de gestion de documents, notamment des documents des archives, documents d'archive n'est pas correcte de modifier ou de le supprimer.

Code de la nomenclature du document

Divers documents, si le nom ou le nom de la diversité, ambiguë entraînera les inconvénients pour l'utilisation et la communication et de la nécessité d'établir un ensemble de codes de la Nomenclature combinée efficace du système.

Pour le nom du document, tout d'abord, le nom doit être capable de facilement identifiables, certains utilisateurs n'est pas que le nom du document, souvent directement avec le nom par défaut du fichier, ou est son nom, le nom du projet, d'autres utilisateurs sont difficiles à identifier est un document de ce type.

Lors de l 'utilisation d' un document, il peut être spécifié que le type de document ou certains autres mots clefs doivent être placés sur certains emplacements du document, par exemple en plaçant les catégories de documents dans la tête d 'un nom de fichier, en exigeant que la tête soit placée sur un mois d' une année, etc.

Pour certains documents classés en différentes versions, il peut être nécessaire de gérer les documents en différentes versions, d 'indiquer le numéro de la version dans le nom du document et d' ajouter des marques spéciales pour certains éléments symboliques tels que le texte final, afin de préciser leur importance et leur autorité.

Ces modalités faciliteront l 'intégrité et la clarté du nom du document et faciliteront la recherche par l' utilisateur.

Lors de l 'ajustement interactif d' un document, il est également possible d 'ajouter des dates ou de modifier l' identité de l 'utilisateur pour la pmission, l' objectif principal étant de permettre l 'identification unique d' un document et de réduire les obstacles à la communication.

Gestion de changement de document

Il est fréquent que les documents changent au cours de leur utilisation et qu 'ils soient soumis à des contraintes par des moyens, la méthode la plus courante étant la gestion des versions et l' archivage en temps voulu des documents formés.

En cas de changement de document, il est possible de faire deux choses: premièrement, le document contient un enregistrement clair des modifications, principalement pour les parties du document qui ne permettent pas à chaque utilisateur de lire tout le document une fois qu 'il a changé; et deuxièmement, la version finale du document doit être facilement accessible, ce qui accroîtrait considérablement le coût d' utilisation si l 'historique des modifications n' était connu que pour la version finale.

En cas de changement de document, il est nécessaire de pouvoir informer les personnes intéressées par les moyens nécessaires, par exemple par courrier électronique ou par voie d 'avis publicitaires, d' éviter qu 'un grand nombre d' utilisateurs utilisent des documents anciens après la création de nouveaux documents et, dans un environnement opérationnel, la manière dont ISO9000 gère les signatures utilisées pour récupérer des documents importants mérite d 'être citée, même si d' autres modes de traitement sont nécessaires pour certains documents électroniques.

Système de vérification de documents

De nombreux documents doivent être considérés avec un certain sérieux et une certaine autorité en tant que documents d 'orientation et doivent donc faire l' objet de l 'examen nécessaire.

Les modifications du champ d 'application d' un document devraient également faire l 'objet de l' audit nécessaire lorsque le document est établi et que le document est modifié.

La vérification d 'un document permet de vérifier s' il y a des erreurs ou des irrégularités, si les auteurs et les réviseurs ont des positions différentes et des structures de connaissances différentes, si l' on considère la manière dont un document est rédigé et si l 'on peut corriger le document au cours d' un examen ultérieur.

Dans le même temps, des mécanismes de responsabilité audit document peut également définir leurs postes.

PostScript

Mise en oeuvre de systèmes d'information est un processus de gestion responsable de la gestion de la coopération mise en place, le résumé du document comme une base importante communication quotidienne et les résultats de ce travail est particulièrement important, dans le cadre de la gestion de documents à la fois à l'attention de la gravité et de la flexibilité Pour atteindre, dans la base normative normal que possible la commodité d'utilisation de l'utilisateur, de communication et d'améliorer l'efficacité d'utilisation.